「メールが届かない」「迷惑メールになる」を一括解決

背景・課題

複数の顧客企業向けに SaaS を提供しているシステム開発会社さまからご相談をいただきました。SaaS を利用しているエンドユーザーから「メールが届かない」「迷惑メールに入ってしまう」という問い合わせが相次いでおり、その原因調査と解決を弊社にご依頼いただきました。

近年、Microsoft や Google などの主要メールサービスは、迷惑メール対策として SPF・DMARC・DKIM といったメール認証の要件を段階的に強化しており、2024年前後からその基準が大幅に引き上げられました。それ以前に構築されたシステムでは、当時の基準では問題がなかった設定が、現在の基準では不十分となるケースが業界全体で広がっています。今回もこの変化への対応が必要な状況でした。

SaaS では顧客ごとに異なるドメインを利用しているため、対象となるドメインが多数に及ぶことから、システム開発会社さまでは対応が難しく、弊社にご依頼いただいた経緯です。

1. 調査と提案

SaaS で利用しているすべてのドメインを洗い出し、各ドメインの DNS 設定と、利用しているメール送信サービス（SendGrid など）の設定状況をあわせて一次調査しました。

調査の結果、数十ドメインのうち多くで、現在の認証基準に対応するための SPF・DMARC・DKIM の設定が不足していることが確認できました。当時の基準では問題のなかった設定も含まれており、メール送信サービス（SendGrid など）側の認証設定（DKIM）の対応状況もあわせて確認しました。

各ドメインの状況を一覧にまとめてご報告し、優先順位をつけながら順次対応する方針をご提案しました。

SPF（Sender Policy Framework）

メールの送信元 IP アドレスを DNS に登録し、「このドメインから送信できるサーバー」を明示する仕組み。なりすましメールの防止に使われる。

DKIM（DomainKeys Identified Mail）

送信したメールに電子署名を付与し、受信側が「本当にそのドメインから送られたか」「内容が改ざんされていないか」を検証できる仕組み。

DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance）

SPF・DKIM の認証結果をもとに、認証に失敗したメールをどう処理するか（許可・隔離・拒否）をポリシーとして定義する仕組み。レポート機能により、自ドメインのメール送信状況も把握できる。

2. 実装

対象ドメインに対して、SPF・DMARC の追加・修正と、メール送信サービス（SendGrid など）側の認証設定を一括で実施しました。

DNS の設定だけでなく、SendGrid の Sender Authentication（DKIM 設定）が未完了のドメインについてはその設定も実施しており、DNS・送信サービスの両面から認証を正しく整えています。設定内容は画一的ではなく、各ドメインが利用している DNS サーバの種類（AWS・さくらのクラウド・Cloudflare など）やメール送信サービスの構成に応じて適切な設定を選択しました。また、調査の過程で当初の対象外だったドメインにも設定の不備を発見したため、あわせて対応しました。

作業はすべてエビデンス（設定確認ログ）を取得しながら進め、クライアントさまに作業内容と結果を明確に報告しました。

3. 効果

設定適用後、Office 365・Gmail へのメール不達が解消されました。

それまで迷惑メールフォルダに振り分けられていたメールも正常に届くようになり、メールが届くようになった効果を目に見えるかたちで実感いただけました。

SaaS のように多数のドメインを横断して管理するケースでは、個別対応では時間とコストがかかります。今回のように一括で調査・対応することで、短期間で全ドメインのメール送信の信頼性を改善し、SaaS のエンドユーザーへの影響も解消することができました。

「取引先にメールが届かない」「迷惑メールに入ってしまう」といったお困りごとは、メール認証設定（SPF・DMARC）の見直しで改善できるケースがほとんどです。ドメイン数が多くて対応が難しいとお感じのお客さまも、ぜひお気軽にご相談ください。